EINWILLIGUNG

zur Erhebung, Aufbewahrung, Speicherung und Nutzung

von personenbezogenen Daten durch die EFG Schweinfurt

Einwilligung zur Datennutzung und Speicherung 

 

 1. Allgemeines

Die Evangelisch-Freikirchliche Gemeinde Schweinfurt (im weiteren Verlauf Gemeinde oder EFG Schweinfurt genannt) ist Mitglied im Bund Evangelisch-Freikirchlicher Gemeinden (BEFG) in Deutschland K.d.ö.R. (http://www.baptisten.de) und unterliegt daher nicht der EU-DSGVO. Aufgrund der Zugehörigkeit zu dieser Körperschaft des öffentlichen Rechts findet in der EFG Schweinfurt stattdessen die Datenschutzordnung des BEFG Anwendung (DSO-BUND: http://www.baptisten.de/dso).

Nachstehend informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung, Aufbewahrung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten durch die EFG Schweinfurt.

 Definitionen:

·        „Mitglieder" der EFG Schweinfurt sind Personen, die nach §3 der Gemeindeordnung der EFG Schweinfurt definiert sind.

·        „Freunde“ der EFG Schweinfurt sind Interessierte oder der Gemeinde nahestehende Personen (bspw. Ehepartner von aktiven Mitgliedern der Gemeinde, regelmäßige Besucher etc.).

·        „Außenstehende“ sind Personen, die keine Mitglieder oder Freunde der EFG Schweinfurt sind, sich jedoch für einzelne Veranstaltungen oder Gruppen in der EFG Schweinfurt anmelden.

·        „Mitarbeiter“ sind Mitglieder oder Freunde, die in einem Bereich der EFG Schweinfurt mitarbeiten, jedoch keine weitere Verantwortung tragen. 

 

2. Art der personenbezogenen Daten 

Folgende personenbezogene Daten können bei Bedarf von der EFG Schweinfurt erhoben, gespeichert und aufbewahrt werden:

Vor-, Nach- und Geburtsnamen

Nationalität

Taufort

Status

Anschrift (Ort, Straße, PLZ, Land etc.)

Familienstand

Taufdatum

Gruppe/ Kleingruppe

Geschlecht

Tag der Eheschließung

Taufvers

Dienst/ Mitarbeit 

Telefonnummern (Privat, Mobil etc.)

Kinder (Name, Geburtsdatum)

Getauft durch

Maßnahme 

E-Mail Adresse

Ehepartner (Name, Geburtsdatum)

Überwiesen von

Merkmal

Benutzername

Familienverhältnisse

Überwiesen nach

Kontodaten 

Aufnahme und Abgang

Fotos

Fahrtkosten-erstattungen

Schwimmer/ Nichtschwimmer

Medikamente/ Allergien/ Impfungen

Rechnungen, Auslagen

Polizeiliches Führungszeugnis

Angestellten-verhältnis

 

3. CKalender 

 

Für die Terminverwaltung unserer Gemeinde nutzen wir die Plattform von CKalender (CKalender  Brumersweg 33  D-89233 Neu-Ulm, vertreten durch den Inhaber: Reinhard Hanselmann). Die Webseite von CKalender ist verschlüsselt und der Server-Standort befindet sich in Deutschland. Es wurde eine Vereinbarung zur sicheren und ordnungsgemäßen Auftragsdatenverarbeitung mit CKalender abgeschlossen. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet.

Bereiche der EFG Schweinfurt, die mit der Verwaltung von personenbezogenen Daten arbeiten, benutzen die Plattformen CKalender und Softewareprodukte wie z.B Tabellenkaluklationsprogramme, Datenbanken, etc. Hierzu zählen unter anderem: Gemeindeleitung, Angestellte der Gemeinde, Chronisten und Leiter der verschiedenen Gruppen wie z.B. Teenies, Jugend, Jungschar, Kleingruppen, Technik. Die jeweiligen Leiter erhalten für Ihren Bereich Auskunft über die ihrem Arbeitsbereich zugeordneten Personen.

Mitglieder und Freunde können sich über ein Formular auf der Gemeinde-Homepage (www.efg-Schweinfurt.de) für die Mitgliedschaft, Gruppen, Veranstaltungen, Gemeindebrief usw. anmelden. Anschließend muss die Anmeldung durch ein sogenanntes Double-Opt-In(*) Verfahren per E-Mail bestätigt werden. Voraussetzung hierfür ist eine gültige E-Mailadresse. Sollte keine E-Mailadresse vorhanden sein, muss die Person schriftlich zustimmen und wird anschließend zum CKalender hinzugefügt. 

Sind Mitglieder, Mitarbeiter oder Freunde Teil einer Gruppe können Sie die personenbezogenen Daten anderer Gruppenteilnehmer einsehen (jedoch nur sofern sie für die Kontaktaufnahme relevant sind). Innerhalb des CKalenders gibt es, je nach Funktion und Aufgabe in der Gemeinde, individuelle Berechtigungen. Dazu wird den Benutzern über den Status (Mitglied, Freund, etc.) lediglich ein minimaler Satz an Rechten gegeben. Weitere Rechte werden nur nach Notwendigkeit über Gruppen-Zugehörigkeiten und die jeweilige Rolle in der Gruppe hinzugefügt. So kann sichergestellt werden, dass gemäß dem Prinzip „Kenntnis nur bei Bedarf“ für alle nur die speziell erforderlichen Berechtigungen für die jeweilige Aufgabe vergeben werden können. Änderungen an Berechtigungen können jederzeit von den definierten Administratoren vorgenommen werden, z.B. wenn ein Mitarbeiter erweiterte Rechte benötigt oder ein Mitglied der EFG die Gemeinde verlässt.

Es können ggf. personenbezogene Daten von Außenstehenden, die sich für Gruppen und Veranstaltungen etc. bei uns anmelden, erfasst und gespeichert werden. Welche personenbezogenen Daten beim jeweiligen Formular für die Verarbeitung übermittelt werden, ergibt sich aus der jeweiligen Eingabemaske. Wenn keine E-Mailadresse vorhanden ist, muss die außenstehende Person schriftlich zustimmen und wird anschließend zum CKalender hinzugefügt. Die Daten werden gespeichert, um auf zukünftige Veranstaltungen hinzuweisen. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Als Außenstehender können Sie jederzeit Informationen über die von Ihnen gespeicherten Daten erhalten, diese berichtigen oder eine Löschung veranlassen. Hierzu schreiben Sie bitte eine E-Mail an marc@jeanrichard.de.  

(*) Beim „Double-Opt-in“ (auch „Closed-Loop-Opt-in“ genannt) muss der Eintrag der Abonnentenliste in einem zweiten Schritt bestätigt werden. Es wird hierzu eine E-Mail-Nachricht mit Bitte um Bestätigung an die eingetragene Kontaktadresse gesendet.

 

 4. Mitglieder- und Freundesverzeichnis

Daten von Mitgliedern und Freunden werden in  einer Datei beim Chronisten gespeichert und nur an Mitglieder und Freunde, die eine Verschwiegenheitserklärung unterschrieben haben, verteilt.  Diese Listen enthalten in der Regel  personenbezogenen Daten wie Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer und E-Mailadresse. 

 

 5. Aufbewahrung von schriftlichen Daten  

Die EFG Schweinfurt führt des Weiteren eine Gemeindechronik sowie Mitgliederanträge, Rechnungen/Auslagen und Fahrtkostenerstattungen in Papierform. 

Für die Mitglieder und die Freunde der EFG Schweinfurt besteht die Möglichkeit, ein Mitglieder- und Freundesverzeichnis oder eine Gemeindechronik in Papierform zu erhalten. Die Voraussetzung für den Erhalt ist eine unterschriebene Verpflichtung der Empfänger zur Einhaltung des Datengeheimnisses.

Ferner weisen wir darauf hin, dass durch Kontoauszüge der EFG Schweinfurt Kontodaten von Gemeindemitgliedern den Verantwortlichen für die Finanzen sowie den Finanzprüfern bekannt werden und für buchhalterische Zwecke (Kassenführung und Spendenquittungen) in den Unterlagen der EFG Schweinfurt gespeichert bzw. aufbewahrt werden. Diese Daten werden beim jeweiligen Kassenverwalter der EFG Schweinfurt aufbewahrt.

 

6. Junge Gemeinde (Teenies, Jugend, Jungschar etc.)

Bei Förderanträgen für Unterstützungen jeglicher Art sowie Fahrtkostenerstattungen der jungen Gemeinde können Daten an Dritte übermittelt werden. Es werden Vor- und Nachname, Postleitzahl, Ort, Alter und Art der jeweiligen Unterstützung übermittelt. Sie können diese Daten jederzeit auf Anfrage bei den Leitern der jungen Gemeinde einsehen. 

Bei Mitarbeitern der jungen Gemeinde (Teenies, Jugend, Jungschar etc.) ist ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis einzuholen. Das Datum des Führungszeugnisses und das Datum der Einsicht in das Führungszeugnis werden gespeichert. Wenn keine vorzeitige Beendigung der Mitarbeit oder der Mitgliedschaft in der Gemeinde stattfindet, werden die Daten maximal fünf Jahre gespeichert. Die Leiter der jungen Gemeinde haben die Erlaubnis diese Daten jederzeit einzusehen.  

Bei Aufnahme- und Teilnahmeanträgen der jungen Gemeinde werden ggf. personenbezogene Daten von den jeweiligen Kindern/Jugendlichen sowie den Eltern (ersichtlich durch das jeweilige Formular) erhoben und Tools gespeichert. 

 

7. Gemeindebrief 

Die EFG Schweinfurt informiert ihre Mitglieder, Freunde und zum Teil Außenstehende in regelmäßigen Abständen auf dem Wege eines Gemeindebriefs über Neuigkeiten, Aktivitäten und Angebote der Gemeinde.

Der Gemeindebrief unserer Gemeinde wird in limitierter Auflage ausgedruckt und in unseren Gemeinderäumen für Gemeindebesucher ausgelegt.

Der in Papierform ausgelegte Gemeindebrief kann zudem folgende personenbezogene Daten von Mitgliedern oder Freunden enthalten,: Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse, Geburtsdatum.   

Außerdem kann der Gemeindebrief  auf Wunsch auch per E-Mail verteilt werden 

 

8. Öffentlichkeitsarbeit, Webseite Presse und Social Media 

Fotos auf denen Mitglieder und Freunde der EFG Schweinfurt abgebildet sind, können ggf. für die Öffentlichkeitsarbeit (bspw. Presse, Werbung, Internetauftritt oder Soziale Netzwerke) verwendet werden.

Es werden ggf. Portraitfotos von verantwortlichen Leitern der EFG Schweinfurt gemacht. Portraitfotos werden für Aushänge der Gemeinde (bspw. Organigramm) oder die Webseite (bspw. Kleingruppen und Mitarbeiter) verwendet. Eine Verwendung der Fotos für andere als die beschriebenen Zwecke oder ein Inverkehrbringen durch Überlassung der Aufnahmen an Dritte bedarf einer separaten Genehmigung.

Zudem können folgende personenbezogene Daten (bspw. für Kleingruppen) von Leitern auf der Webseite veröffentlicht werden: Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse. 

 

9. Stand der Einwilligung

Diese Einwilligung hat den Stand vom 08. August 2020. Wir behalten uns vor, die Einwilligung zu gegebener Zeit zu aktualisieren, um den Datenschutz zu verbessern und/oder an geänderte Behördenpraxis oder Rechtsprechung anzupassen. Wir bitten Sie daher diese Seite auf Updates zu überprüfen. 

 

10. Einverständniserklärung 

Ich bin damit einverstanden, dass die EFG Schweinfurt (Evangelisch-Freikirchliche Gemeinde Schweinfurt im Bund des BEFG K.d.ö.R.) die genannten personenbezogenen Daten auf den genannten Wegen erheben, verarbeiten, aufbewahren und nutzen darf. Ich bestätige meine Einwilligung durch meine Unterschrift (schriftliches Formular) oder durch das Setzen des Häkchens (Anmeldung auf der Homepage der EFG Schweinfurt).

 

Es ist jederzeit möglich, Informationen über meine, von der EFG Schweinfurt gespeicherten, personenbezogenen Daten zu erhalten, diese zu berichtigen oder, wenn möglich, zu löschen (§ 10-14 DSO-BUND). Zudem kann ich jederzeit auch einzelnen Punkten dieser Einwilligung schriftlich widersprechen. (§ 14 und 16 DSO-BUND)

Dies ist möglich per E-Mail an marc@jeanrichard.de oder per Post an Marc Jeanrichard Industriestr. 2 in 97631 Bad Königshofen.